Oczy światowego biznesu od dłuższego czasu skierowane są na zagadnienia związane ze zrównoważonym rozwojem, a także ideą paperless. Zdaje się, że nie istnieje branża, której temat ten byłby obcy: produkcja, usługi czy logistyka – wszystkie kształtują lub pośrednio wpływają na sytuację socjalną, ekonomiczną oraz środowiskową. I chociaż zrównoważony rozwój cieszy się zainteresowaniem mediów, osiągając spory udział w debacie publicznej, to stojące za tym przyczyny są przerażające. Same czynniki środowiskowe przyprawiają już o ból głowy: według agencji NASA stężenie dwutlenku węgla w atmosferze, globalne ocieplenie, wzrost temperatury mórz i oceanów oraz malejąca pokrywa lodowa osiągnęły już ekstremalnie alarmujące wartości.

Nic więc dziwnego, że nowoczesna technologia i zmiana dotychczasowych przyzwyczajeń stała się kluczowym elementem zielonej rewolucji. Po to, by ograniczać zarówno zużycie energii, marnotrawstwo surowców naturalnych jak i emisję gazów cieplarnianych.

Jak wskazuje raport Global Sustainability Study 2021 autorstwa Simon-Kucher & Partners ok. 78% konsumentów na świecie deklaruje, że zrównoważone środowisko jest dla nich ważne, a oni sami chcą podejmować w tej kwestii odpowiedzialne decyzje. Co więcej, tego samego wymagają od szeroko pojętego biznesu, usługodawców i producentów, z których ofert korzystają. Część z nich jest gotowa zapłacić więcej za produkt przyjazny środowisku. Dążenia te ugruntowały się nie tylko przez pandemię COVID-19, ale również przez rosnącą inflację.

W ten zrównoważony trend doskonale wpisuje się idea paperless.

Czym jest idea paperless?

To odpowiedź na ewoluujące potrzeby przedsiębiorstw oraz zmieniające się sposoby komunikacji – polega na digitalizacji dokumentów i stopniowej rezygnacji z ich papierowych odpowiedników (w całości lub częściowo). Jej założenia są głęboko pozytywne:

  • ma wspomóc optymalizację procesów i uprościć zarządzanie dokumentami: poprawiając transparentność oraz kontrolę
  • zredukować koszty w perspektywie długofalowej (nie tylko poprzez mniejsze zużycie papieru czy tuszu, ale także przez skrócenie czasu oraz pracochłonności przetwarzania dokumentów)
  • poprawić wydajność przedsiębiorstwa uwalniając zasoby przeznaczone wcześniej na procesowanie dokumentów papierowych
  • znacząco poprawić efektywność wykonywanych zadań oraz wspomóc zachowanie wysokiej jakości obsługi
  • stosowana powszechnie pozwoli ograniczyć zużycie surowców naturalnych oraz zmniejszy negatywny wpływ na środowisko
piętrzące się dokumenty to odwrotność idei paperless

Rozwiązanie, które redefiniuje pracę z dokumentami

Jak w wielu przypadkach – łatwiej powiedzieć niż zrobić. I rzeczywiście, przez długi czas pomysł ograniczenia papierowej wersji dokumentów czy korespondencji w tej formie w ogóle wydawał się zadaniem abstrakcyjnym, z wielu powodów.

Począwszy od małej cyfryzacji przedsiębiorstw oraz instytucji państwowych, przez ograniczone zaufanie do tego co nie zostało podpisane ręką prezesa, po… małą dostępność jakościowych, nowoczesnych rozwiązań, które byłyby w stanie odpowiedzieć na wytyczne idei paperless. Aż do niedawna.

Nie da się ukryć, że pandemia COVID-19 znacząco przysłużyła się zmianie podejścia do pracy z dokumentami, skutecznie blokując tych, którzy digitalizację obiegu i elektroniczną wymianę dokumentów traktowali jako pieśń przyszłości lub niepotrzebną fanaberię – ta zapukała do ich drzwi w najmniej spodziewanym momencie.

Badania w sektorze IT mówią same za siebie – wydarzenia z ostatnich dwóch lat znacząco przyczyniły się do szybszej cyfryzacji przedsiębiorstw i automatyzacji procesów biznesowych, odpowiednio: 17% i 19% wg. średnich i dużych przedsiębiorstw oraz 29% i 6% wg. największych firm i korporacji 2000+ (raport Inwestycje IT w czasach kryzysu, Polcom oraz Intel).

Po raz kolejny potrzeba napędziła popyt, a technologia stała się najważniejszym elementem tej układanki. Świetnym przykładem rozwiązania, które odpowiada na omawiane wyżej założenia jest Platforma Ascron: narzędzie napędzane sztuczną inteligencją i uczeniem maszynowym.

Holistyczne podejście, (prawie) nieskończone możliwości

Platforma Ascron to jedno z niewielu tak kompleksowych rozwiązań z zakresu obsługi i zarządzania dokumentami dostępnych na rynku. Znacząco wykracza poza digitalizację papierowej wersji dokumentów, oferując pełen przekrój wzajemnie uzupełniających się funkcjonalności – od przyjęcia i zrozumienia procesowanego pisma, przez jego klasyfikację, porządkowanie oraz automatyzację obiegu, aż po przechowywanie w cyfrowym archiwum.

Jednak żadna z tych czynności nie byłaby możliwa bez wsparcia zaawansowanej technologii, która wykorzystuje AI (sztuczną inteligencję) oraz machine learning (uczenie maszynowe) by wyczytywać, interpretować i zestawiać dane z analizowanych dokumentów, odciążając zespół klienta od monotonnej, powtarzalnej pracy.

Chociaż w powszechnym użyciu najbardziej oswoiliśmy się z terminem zautomatyzowanej obsługi korespondencji przychodzącej, liczonej w setkach albo tysiącach dokumentów miesięcznie (w zależności od wielkości i rodzaju działalności firmy), to jest oczywistym, że warszawska spółka podchodzi do tego zadania na swój sposób, zdecydowanie podnosząc poprzeczkę.

Obsługa korespondencji przychodzącej, czasem nazywana mailroomem, to tylko jeden z wielu procesów jakimi zajmujemy się w codziennej pracy z klientami. Dla większości z nich jest to pierwszy krok na drodze do nowoczesnego zarządzania dokumentami. Nasze spojrzenie na ten proces sięga dużo dalej, bo od lat wsłuchujemy się w potrzeby klientów i odpowiadamy na nie z pełnym zaangażowaniem. Wiemy, że chcą pracować wygodnie nie tylko odbierając pisma, ale także wtedy gdy kompletują złożone zestawy dokumentów, wnioski albo prowadzą masową korespondencję wychodzącą z wieloma zmiennymi, pochodzącymi z wewnętrznych baz danych. My dajemy im taką możliwość.

Andrzej Sawicki, prezes firmy Ascron

Zmiana w sposobie myślenia i pracy z dokumentami dzieje się teraz, a oprócz licznych, bezpośrednich korzyści płynących z wykorzystania idei paperless w kontekście samych przedsiębiorstw, pojawia się aspekt społecznej odpowiedzialności biznesu i jego wpływu na środowisko.

Podsumowanie

Żyjemy w ciekawych czasach przemian i rozkwitu technologii, która bez wątpienia przyspiesza oraz ułatwia naszą codzienną pracę. Rozwiązania, które już teraz są w stanie zaoferować kompleksowe podejście, dając oprócz niezbędnego minimum perspektywę szybkiej adaptacji do dalszych zmian oraz rosnących potrzeb, są najbardziej pożądane. Warto zaufać tym, którzy skutecznie łączą innowacyjność z funkcjonalnością.