Któż z nas nie był w sytuacji, kiedy gdzieś za szafą lub biurkiem wylądował ważny list, jakaś istotna korespondencja. Na samą myśl o tym nikt z nas nie czuje się komfortowo. Jednak nawet bardzo złe samopoczucie może się jeszcze bardziej pogorszyć, jeśli taki przypadek ma miejsce w sprawach zawodowych i przelicza się wprost na straty finansowe.
Korespondencja: jak skutecznie eliminować błędy?
To może się zdarzyć nawet najlepszym. Na takie sytuacje narażone są m.in. firmy zajmujące się zarządzaniem wierzytelnościami. Tam błędy ludzkie mogą wygenerować nie tylko straty finansowe, ale nawet spowodować utratę kluczowego klienta. Jak się przed tym chronić, jeśli co miesiąc do przetworzenia trafia kilka lub nawet kilkanaście tysięcy dokumentów?
1. Przede wszystkim w systemie informatycznym trwale zapisana jest wiedza o procesie pochodząca z dokumentu wejściowego i aktualny stan sprawy.
Daje to odporność na rotację pracowników i ryzyko utraty wiedzy podczas nieobecności spowodowanej np. chorobą pracownika. Każdy kto ma nadane odpowiednie prawa, może uzyskać dostęp do informacji w systemie, co przynosi znaczną korzyść w postaci ciągłości pracy.
2. Rozwiązanie Ascron jest zaprojektowane tak, by w dużej części samodzielnie obsługiwać proces biznesowy lub podpowiadać / przypominać osobie obsługującej o działaniach, które należy podjąć.
Jednym z nich jest – pozornie wydawałoby się trywialne – automatyczne wpisanie do kalendarza ważnego terminu sprawy z przetwarzanego dokumentu. Teoretycznie tak prostą czynność może zrobić każdy pod warunkiem, że o tym pamięta (tu właśnie wracamy do wstępu naszego artykułu – pominięcie kluczowego terminu „w sprawie” przez zwykłe zapomnienie, może spowodować nawet utratę kluczowego klienta).
3. System Ascron jest na bieżąco aktualizowany pod względem przepisów prawnych oraz łatwo adaptowalny do zmieniających się procedur w firmie.
Zapobiega to stratom wynikającym z braku znajomości aktualnych przepisów prawa lub niezgodności z compliance. Bezpieczeństwo i ciągłość pracy to podstawowa korzyść dla firm działających w branżach zw. z zarządzaniem wierzytelnościami, kancelariach prawnych, bankach i towarzystwach ubezpieczeniowych.
