Rozwiązania IDP, „inteligentnie” przetwarzające dużą ilość dokumentów cieszą się w ostatnich latach rosnącym zainteresowaniem firm, do których trafia masowa korespondencja. Przekłada się to na dynamiczny rozwój funkcjonalności tych systemów. Firma badawcza Everest Group wskazuje szczególnie na kilka obszarów, które przyniosą wymierne korzyści przedsiębiorcom.
Zgodnie z prognozami analityków Everest Group są to:
- Zwiększona konfigurowalność platform informatycznych, na których osadzone są rozwiązania, w celu zapewnienia większej kontroli użytkownikom, szczególnie w korporacjach
- Oferowanie rozwiązań w modelu SaaS (Software-as-a-Service) w celu obniżenia TCO (Total Cost of Ownership) dla przedsiębiorstw i zwiększenia dostępności
- Wstępnie „nauczone” rozwiązania dostosowane do pracy, ale też coraz silniejszy trend łatwo dostępnych aplikacji/ produktów „z półki”
- Rosnące zaawansowanie funkcjonalności rozwiązań przeznaczonych do przetwarzania nieustrukturyzowanych dokumentów
- Możliwość ekstrakcji danych dla coraz większej ilości języków, w tym języków azjatyckich i bliskowschodnich
- Coraz lepsza integracja z komplementarnymi rozwiązaniami technologicznymi, w tym RPA (Robotic Process Automation), BPM (Business Process Management)
- Dedykowane aplikacje mobilne ułatwiające przetwarzanie dokumentów za pomocą urządzeń przenośnych
- Zaawansowane możliwości rozpoznawania i przetwarzania obrazu dzięki połączeniu algorytmów „computer vision” i „deep learning”
- Dostępność analityki benchmarkingowej dla poszczególnych procesów, takich jak przetwarzanie faktur.*
Każdy z tych trendów przekłada się na konkretną wartość dla klientów – oczywiście najbardziej korzystają firmy z branż, które na co dzień przetwarzają bardzo dużą liczbę korespondencji przychodzącej i generalnie dokumentacji. Czasem są to typowe procesy np. dla obiegu faktur czy wniosków kredytowych – wtedy warto rozważyć skorzystanie z produktu „z półki”, którego wdrożenie jest krótsze. Jednak szczególnie w korporacjach nawet standardowe procesy biznesowe „opakowane” są detalami typowymi dla przedsiębiorstwa, a ich specyfika polega nie tylko na zróżnicowaniu działań w ramach samego procesu, ale również na powiązaniu wielu systemów informatycznych już zastanych w firmie.
Zwiększona konfigurowalność platform
Pierwsza z tendencji dotycząca zwiększonej konfigurowalności platform, ma szczególne znaczenie właśnie w dużych przedsiębiorstwach. Dla firm dostarczających rozwiązania i realizujących wdrożenia, zauważalne jest dążenie klientów do tego by sam proces implementacji nie obciążał ich zespołu i nie zakłócał bieżącej pracy. Oczekiwanie to wiąże się z odpowiedzialnością dostawców rozwiązań IDP Intelligent Data Processing za przeprowadzenie wdrożenia w sposób bardzo płynny, nie naruszający ciągłości działania firmy, ale też minimalizujący zaangażowanie nawet klienckiego zespołu IT. Nie byłoby to możliwe bez dużo większej elastyczności platformy, na której „postawione” jest rozwiązanie, i zwiększonych możliwości szybkiej konfiguracji pod procesy i oczekiwania klienta. Ta tendencja wiąże się w oczywisty sposób z dwoma kolejnymi.
Wstępnie „przeszkolone” rozwiązania
Z każdym rokiem mamy do czynienia z systemami, które mają za sobą wstępne „przeszkolenie”, a więc dużo szybciej mogą być dostosowane do pracy. Tu dużą rolę odgrywa znajomość procesów branżowych przez dostawców systemów – na przykład Ascron oferuje już rozwiązania, które mając za sobą pierwsze etapy maszynowego „uczenia”, osiągają skuteczność kategoryzowania dokumentów na poziomie nawet 99%. Mają również możliwość szybkiego „nauczenia się” specyficznych dokumentów typowych na przykład dla innego kraju. Przykładem może być analiza dokumentów wyroków sądu niemieckiego, oparta o doświadczenie z polskiej branży zarządzania wierzytelnościami.
Oferta IDP w modelu SaaS
Oferowanie usług i rozwiązań IT w modelu SaaS (Software-as-a-Service) od kilkunastu lat zyskuje na popularności (termin ten pojawił się po raz pierwszy w 2005 roku). Atuty są niekwestionowalne: m.in. bezpieczeństwo danych, bieżąca aktualizacja systemów, ale też obniżenie całkowitych kosztów użytkowania (TCO). Przy wdrożeniu rozwiązań „chmurowych” redukcji podlegają przede wszystkim koszty wstępne np. związane z zakupem platformy sprzętowej i rozwojem własnego systemu. Niższe są koszty utrzymania i zarządzania infrastrukturą IT. Nowoczesne rozwiązania mogą być dzięki temu modelowi dostępne również dla mniejszych firm, nie posiadających tak dużych budżetów. Trend ten prawdopodobnie nasili się w związku z pandemią Covid-19, kiedy firmy oczekiwały szerokiej dostępności do systemów IT z różnych miejsc, zdalnej obsługi procesów i płynnej wymiany wiedzy pomiędzy użytkownikami.
Subiektywna wizja przyszłości wg Ascron
Jaka jest przyszłość rozwiązań Intelligent Document Processing? Patrząc na dynamikę rozwoju i przewidywania analityków, systemy te na stałe zagoszczą w firmach o różnej wielkości. Na pewno skorzystają korporacje posiadające swoje oddziały w różnych krajach (system przygotowany „pod procesy” w jednym języku będzie prosty do wdrożenia w innych krajach). Bardzo ciekawy i niezwykle korzystny dla klientów, jest jednak fakt, że rosnące zaawansowanie funkcjonalności tych rozwiązań, idzie w parze z coraz większą prostotą i przyjaznością użytkowania, oraz zwiększającą się dostępnością, także dla małych i średnich firm.
Copyright Ascron listopad 2021
*Źródło: Intelligent Document Processing (IDP) – Technology Vendor Landscape with Products Peak Matrix Assessment May 2021, Everest Group Research
